Despesas e deslocações · Mapas de Km's
Os km em carro próprio, sem folha de Excel
O colaborador regista os trajetos do mês com o seu carro, o líder aprova o mapa nas Aprovações e a empresa paga com as despesas, numa só transferência. A parte isenta e a tributável ficam sempre separadas, e o mapa sai em PDF com os campos que as Finanças pedem.
Sem mapa, os km deixam de ser isentos
Até 0,40 € por km em viatura própria não paga IRS nem Segurança Social, mas só com um mapa que diga quem foi, onde, quando, porquê, em que carro e quantos km. Uma folha de cálculo enviada por email perde-se, não tem aprovação e não separa o que passa do limite. Na inspeção, quem paga é a empresa.
O colaborador
Um mapa por mês, um trajeto de cada vez
Em As minhas despesas, no separador Mapas de Km's. O mapa do mês cria-se sozinho no primeiro trajeto, e o colaborador vê o total, a parte isenta e a tributável antes de o submeter.
- Data, origem, destino, motivo, cliente ou projeto, ida e volta e viatura em cada trajeto
- Hora de saída e de regresso, se a empresa as pedir
- Sem prazo: um mês antigo também se submete, e um mês pago fica trancado
- Cancela enquanto ninguém decidiu; rejeitado, corrige e volta a submeter
Viaturas
Só a viatura própria conta
Cada pessoa regista os carros que usa, com a matrícula e o proprietário. A viatura da empresa, ou em renting ou leasing da empresa, não pode ser declarada, como manda a Autoridade Tributária.
- Matrícula portuguesa validada e marca e modelo
- O carro pode ser de outra pessoa, por exemplo do cônjuge, com o nome do proprietário
- Declaração obrigatória de que não é viatura da empresa, com a data em que foi feita
- Cada trajeto guarda a matrícula e o proprietário daquele dia, mesmo que a viatura seja arquivada
Demonstração de 30 minutos com os teus dados importados ao vivo.
Quem aprova
Nas Aprovações, ao lado das férias e das despesas
O mapa submetido chega a quem lidera a equipa do colaborador, ou às pessoas que a empresa escolheu em Quem aprova, num separador próprio. Decide-se o mapa inteiro, com os trajetos à vista e o valor tributável assinalado se o valor por km passar o limite.
- Aprovar ou rejeitar um a um, ou vários de uma vez
- Rejeitar pede um motivo, que o colaborador vê no mapa
- Com o líder ausente, decide o substituto
- Ninguém decide os seus próprios mapas, nem o dono da empresa
No fim do mês
Pagar com as despesas, ou no recibo de vencimento
Os mapas aprovados pagam-se em Pagamentos, no mesmo lote e no mesmo ficheiro SEPA que as despesas e as ajudas de custo. Se o processamento salarial do Selfcare estiver ligado, a empresa pode escolher pagá-los no recibo.
- Uma transferência por pessoa, ou uma por mapa, com o mês no descritivo
- Acima do limite isento, paga-se o líquido do recibo do contabilista, ou o valor inteiro se a empresa o decidir
- No recibo do Selfcare: a parte isenta em A22 na DMR-AT, o excesso como rendimento, com IRS e Segurança Social
- Ficheiro do mês para o contabilista, com o NIF, a matrícula, os km e a parte isenta e tributável
O mapa que as Finanças pedem, sem pensar nele
Mapa em PDF
Por pessoa e por mês: empresa, colaborador, cada trajeto com local, motivo, data, matrícula, proprietário e km, os totais isento e tributável, quem aprovou e as assinaturas.
Comprovativo de pagamento
O relatório de cada lote, e o de cada pessoa e mês, com o que se pagou e como. Sem salários e com o IBAN só pelos últimos quatro dígitos.
Cada mapa guarda o seu cálculo
O valor por km e o limite do ano ficam no mapa. Mudar o valor depois não mexe no que já foi submetido.
Nada se paga duas vezes
Cada mapa fica ligado ao lote ou ao recibo em que foi pago. Cancelar o lote, ou reverter o pagamento, volta a pô-lo por pagar.
Um interruptor
Liga-se em Definições, Módulos, com a licença das Ajudas de custo. Desligado, desaparece para toda a empresa e nada se perde.
Tudo registado
Cada trajeto, submissão, decisão, pagamento e PDF fica no registo de auditoria, com quem fez e quando.
Vê o Selfcare com os teus dados
Definições e gestão
Um valor por km para a empresa inteira
Por omissão, o limite isento do ano. Acima dele, a página avisa quanto passa a ser tributável e pede confirmação antes de gravar. A gestão vê os mapas de todos em Administração, Despesas.
- Filtros por mês, intervalo de datas e colaborador, e exportação em CSV
- Registar trajetos em nome de alguém, reabrir, cancelar ou apagar o que ainda não foi pago
- Na ficha do colaborador, ações em massa sobre vários mapas de uma vez
- API, MCP e webhooks para ligar os mapas ao teu software
Perguntas frequentes
Quanto pode a empresa pagar por km sem IRS nem Segurança Social?+
Até 0,40 € por km em automóvel próprio, o valor da Portaria 1553-D/2008 que se mantém em 2026. A empresa pode pagar mais: o excesso é rendimento do trabalho, com IRS e Segurança Social, e o Selfcare mostra-o sempre separado.
Preciso do processamento salarial do Selfcare?+
Não. Os mapas pagam-se no lote de Pagamentos, com as despesas e as ajudas de custo, e o contabilista recebe o ficheiro do mês. Com o processamento do Selfcare ligado, a empresa pode escolher pagá-los no recibo de vencimento.
Os km calculam-se sozinhos?+
Por omissão, o colaborador escreve os km de cada trajeto, com uma casa decimal, e indica se foi ida e volta. O cálculo automático é opcional: com o Google Maps ligado nas definições do módulo, o botão Calcular km preenche os km por estrada. Continuam editáveis, e quem aprova vê que foram alterados.
E as portagens e o estacionamento?+
Não estão incluídos nos 0,40 € por km. Registam-se nas Despesas, com a fatura, e pagam-se no mesmo lote.
Posso declarar o carro da empresa?+
Não. Só a viatura própria dá direito à compensação isenta. Cada viatura regista-se com a declaração de que não é da empresa nem está em renting ou leasing da empresa.
Há prazo para entregar o mapa?+
Não. Um mês antigo pode ser submetido quando o colaborador quiser. Depois de pago ou processado no recibo, o mapa fica trancado.
É o mesmo que as ajudas de custo?+
Não. As ajudas de custo compensam as refeições e o alojamento de uma deslocação, pelas horas. Os mapas de km compensam o uso do carro próprio, por quilómetro. Usam a mesma licença e pagam-se no mesmo lote.
Posso fazer as contas antes?+
Sim, no simulador quanto recebo por km, com o mesmo cálculo que o Selfcare usa nos mapas. Para quem aprova e para quem paga há um guia passo a passo, e outro para os colaboradores.
Vê um mapa de km do primeiro trajeto ao pagamento
Numa demonstração de 30 minutos registamos trajetos, aprovamos o mapa, pagamo-lo com as despesas e vemos o PDF que fica para as Finanças.