Pessoas · Onboarding
A pessoa nova preenche os seus dados. Tu não passas nada a limpo
Crias a ficha em três passos e o Selfcare envia o convite. A pessoa ativa a conta e deixa os dados pessoais, o IBAN e os documentos num assistente de poucos minutos, no computador ou no telemóvel. No fim do mês, está tudo pronto para o primeiro recibo.
O primeiro dia não devia começar com papelada
A ficha de admissão em papel, o NIF e o IBAN pedidos por email, a cópia do cartão de cidadão por WhatsApp e alguém a passar tudo para o software de salários. E no fim do mês descobre-se que falta o NISS.
Como funciona
- 1
O RH cria a ficha
Nome, emails, cargo, equipas, contrato e salário, em três passos.
- 2
Sai o convite
A pessoa recebe-o no email pessoal e ativa a conta com o email da empresa.
- 3
A pessoa completa
Dados pessoais, IBAN, morada, contactos e documentos, em 3 a 4 minutos.
- 4
Pronta para o mês
Férias do ano de admissão e primeiro recibo proporcionais, sem contas à mão.
Vê o onboarding a funcionar
1 · O RH cria a ficha
Três passos e a ficha está feita
Identificação, cargo e contrato, convite. Só o que o RH sabe no dia da contratação: o resto fica para a pessoa preencher.
- Colaborador interno ou prestador de serviços, cada um com o seu contrato e a sua remuneração
- Número interno atribuído pelo Selfcare
- Uma pessoa pode entrar em várias equipas, e o líder de cada uma aprova as suas ausências
- Subsídio de refeição já preenchido com o valor da empresa para o ano
- Perfil de acesso escolhido à entrada: colaborador, gestor, RH ou contabilista
- Muitas contratações de uma vez? Importa do Excel e convida toda a gente num clique
2 · O convite
O convite chega ao email pessoal, a conta fica no da empresa
Antes do primeiro dia a pessoa ainda não tem o email da empresa a funcionar. Por isso o convite vai para o email pessoal e diz-lhe com que email vai entrar.
- Convite válido 14 dias, que se reenvia ou revoga na ficha
- Quem já usa o Selfcare noutra empresa entra com a mesma conta
- Em alternativa, um link de adesão: quem tem email da empresa junta-se sozinho, depois de provar que o email é seu
- Entrada com palavra-passe ou com a conta Google
- Código por email em cada início de sessão, desde o primeiro dia
Demonstração de 30 minutos com os teus dados importados ao vivo.
3 · A pessoa completa
3 a 4 minutos e os dados ficam certos à primeira
Ao ativar a conta, a pessoa entra num assistente que lhe pede, passo a passo, o que o processamento precisa. Quem escreve o NIF é quem o sabe, e o Selfcare valida-o antes de gravar.
- Foto, nome preferido e telefone
- Data de nascimento, nacionalidade, cartão de cidadão, NIF e NISS, com os dígitos de controlo verificados
- IBAN validado, residência fiscal, agregado e dependentes para a retenção de IRS
- Morada e concelho, contacto de emergência e os campos que a tua empresa acrescentou
- Cada pessoa decide se partilha os contactos e o aniversário com os colegas
- Cada passo grava sozinho: pode parar a meio e voltar mais tarde
Documentos
Os documentos pedidos logo à entrada
O assistente pede à pessoa os documentos pessoais que a empresa exige: o cartão de cidadão, o comprovativo de IBAN, a carta de condução. No telemóvel, tira-se a fotografia ali mesmo. O contrato fica do lado da empresa, na pasta da pessoa.
- Cartão de cidadão com frente e verso, juntos num só PDF
- Data de validade de cada documento, com aviso à pessoa antes de expirar
- Se o RH quiser, valida cada documento antes de contar como entregue
- Nada bloqueia: o que ficar por carregar continua lembrado na área da pessoa
Na demonstração fazemos a importação ao vivo, com os teus dados.
Revisão
Ninguém fica a meio sem se saber
No fim, a pessoa vê o resumo de tudo, com o que falta em cada secção. Se não terminar, o Selfcare lembra-a, e o RH vê o que falta antes de isso travar um recibo.
- Resumo por secção, com o IBAN mascarado e um Editar em cada uma
- Lembrete por email ao 3.º e ao 7.º dia, só a quem ainda não terminou
- Aviso de dados em falta na ficha até o registo estar completo
- O RH vê quem não tem NIF, NISS, IBAN ou data de nascimento antes do fecho do mês
- Uma mudança de IBAN depois do onboarding avisa o RH e o contabilista
4 · Pronta para o mês
O que fica tratado sem ninguém se lembrar
A data de entrada chega para o Selfcare fazer as contas do ano de admissão.
Férias do ano de admissão
2 dias úteis por cada mês completo de contrato, até 20, como manda o art. 239.º do Código do Trabalho. O saldo aparece logo à pessoa.
Primeiro recibo proporcional
Quem entra a meio do mês recebe os dias desde a entrada, com os subsídios de férias e de Natal proporcionais ao ano de admissão.
Quem aprova as ausências
Os líderes das equipas onde a pessoa entra passam a aprovar as suas ausências. Não há nada a configurar.
Férias coletivas já marcadas
Se a empresa já tem um encerramento marcado, a pessoa nova entra nele, primeiro com o saldo de férias e o resto como dias pagos.
Feriados municipais certos
O concelho que a pessoa indica na morada decide os feriados municipais que conta.
Tudo registado
Criar a ficha, aceitar o convite e cada dado preenchido ficam no registo de auditoria, com quem fez e quando.
Vê o Selfcare com os teus dados
Os dados da pessoa nova, só para quem deve
NIF, NISS, IBAN, morada e salário só os veem a própria pessoa, o RH, o dono e o contabilista. Os colegas e os líderes nunca veem dados fiscais nem bancários, e é o servidor que o decide, não o ecrã.
Perguntas frequentes
A pessoa é obrigada a completar o onboarding?+
Não. Cada passo é opcional e grava sozinho. O que faltar fica assinalado na ficha, e o Selfcare envia um lembrete ao 3.º e ao 7.º dia.
O RH pode preencher os dados pela pessoa?+
Sim. Tudo o que está no assistente também se preenche na ficha do colaborador.
Funciona no telemóvel?+
Sim. O convite, o assistente e as fotografias dos documentos funcionam no telemóvel.
Serve também para prestadores de serviços?+
Sim. Ao criar a ficha escolhes prestador de serviços, com o valor mensal ou diário e se as ausências são pagas.
E o contabilista ou um RH de fora?+
Escolhe “Só acesso ao portal”: recebe o convite e entra sem ficha de colaborador, sem contar para o processamento salarial.
Posso trazer as pessoas que já tenho?+
Sim. Importas a lista do Excel ou de um CSV e convidas toda a gente de uma vez. Cada pessoa completa o que faltar no mesmo assistente.
O contrato pode ser assinado no Selfcare?+
Ainda não. Nos Documentos, pedes a confirmação de leitura do contrato, com o registo de quem leu, que versão e quando.
Vê o onboarding a funcionar
Numa demonstração de 30 minutos criamos um colaborador, enviamos o convite e mostramos o assistente do lado da pessoa nova.