Processamento salarial · Ajudas de custo
Ajudas de custo sem folha de Excel nem dúvidas fiscais
O colaborador regista a deslocação com as horas de partida e de regresso, o líder aprova e a empresa paga com as despesas, numa só transferência. O contabilista recebe tudo pronto a processar e o recibo dele chega ao colaborador pelo Selfcare.
Um valor fixo por noite não é um limite fiscal
A lei não diz quanto se paga por deslocação: diz quanto fica isento, e isso depende das horas. Uma noite fora que começa às 22h e acaba de manhã vale metade de um dia. Quem trata tudo como isento arrisca IRS e Segurança Social em falta, e sem mapa de itinerário a empresa perde o gasto fiscal.
O colaborador
Regista a deslocação e vê o que vai receber
Destino, motivo, partida e regresso com hora. Enquanto preenche, vê as pernoitas, a percentagem de um dia a que a lei dá direito, o limite isento dessa deslocação e o que passa a ser tributável.
- Pago por pernoita ou pelas percentagens da lei sobre um valor diário, conforme a empresa decidir
- Deslocações no território nacional e no estrangeiro, cada uma com o seu limite
- Confirmação da distância mínima a cada registo: 20 km no dia, 50 km com pernoita
- Duas deslocações sobrepostas não passam, e no território nacional o máximo são 90 dias seguidos
Demonstração de 30 minutos com os teus dados importados ao vivo.
Quem aprova
Nas Aprovações, ao lado das férias
A deslocação chega a quem lidera a equipa do colaborador, na mesma caixa das ausências e das despesas. Se passar do limite isento, a parte tributável aparece antes de se decidir.
- Decide um líder de uma das equipas do colaborador, o dono ou o RH
- Aprovar ou rejeitar uma a uma, ou várias de uma vez
- Rejeitar pede um motivo, e o colaborador corrige e volta a submeter
- Aviso a quem decide quando há uma deslocação nova, e ao colaborador quando é decidida
No fim do mês
Pagar, e o contabilista com tudo à mão
As deslocações aprovadas pagam-se em Pagamentos, no mesmo lote que as despesas: somadas numa transferência por pessoa, ou uma por deslocação. O contabilista recebe o ficheiro do mês e os mapas de itinerário, lança-as no software dele, e o recibo que ele gerar carrega-se no Selfcare para o colaborador o ver.
- Um só lote e um só ficheiro SEPA para o banco, com despesas e ajudas de custo
- Uma transferência por pessoa ou uma por deslocação, com a data e o destino no descritivo, para reconciliar o extrato
- Ficheiro do mês para o contabilista, com o NIF, as horas e a parte isenta (A22) e tributável
- Mapa de itinerário com saída, regresso, permanência, local, motivo e montantes, pronto a assinar
- Acima do limite isento, paga-se o líquido do recibo do contabilista, já com IRS e Segurança Social retidos
A lei aplicada sem pensar nela
O limite é sempre o da lei
Mesmo com um valor fixo por pernoita, a parte isenta calcula-se pelas horas de cada deslocação e pelo limite do ano, 65,89 € por dia no território nacional.
Cada deslocação guarda o seu cálculo
O valor aprovado é o que se paga, mesmo que a empresa mude o valor por pernoita depois.
Nada se paga duas vezes
Cada deslocação fica ligada ao lote em que foi paga. Cancelar o lote, ou reverter o pagamento, volta a pô-la por pagar.
Um interruptor
Liga-se em Definições, Módulos, com ou sem o processamento salarial do Selfcare. Desligado, desaparece para toda a empresa e nada se perde.
O contabilista vê tudo
Consulta as deslocações de cada mês e descarrega os mapas de itinerário, sem poder aprovar.
Tudo registado
Cada registo, correção, decisão e cancelamento fica no registo de auditoria, com quem fez e quando.
Vê o Selfcare com os teus dados
Definições
A empresa escolhe como paga
Um valor fixo por pernoita, ou as percentagens da lei sobre um valor diário. A página mostra o limite do ano e dois exemplos com os valores escolhidos, para se ver o efeito antes de gravar.
- Um valor acima do limite é permitido: a diferença é tributada no recibo de vencimento
- Com o processamento salarial do Selfcare ligado, podem pagar-se no recibo do mês em vez de à parte
- O limite de cada ano é carregado pelo Selfcare, não por quem configura
Perguntas frequentes
Preciso do processamento salarial do Selfcare?+
Não. Os salários podem continuar no software do teu contabilista: o Selfcare paga as ajudas de custo, dá-lhe o ficheiro do mês e distribui o recibo que ele fizer. Se usares o processamento do Selfcare, podes escolher pagá-las diretamente no recibo, com a DMR-AT preenchida.
Porque é que o contabilista tem de as processar?+
Porque a lei o exige: mesmo a parte isenta tem de ir à DMR-AT, e o que passar do limite é rendimento, com IRS e Segurança Social retidos no recibo de vencimento.
É o mesmo que o módulo de Despesas?+
Não, mas pagam-se juntas. As despesas reembolsam o valor de uma fatura. As ajudas de custo são um valor por deslocação, com limite fiscal e declaração obrigatória. Um hotel pago contra fatura da empresa é uma despesa; a ajuda de custo dessa noite é outra coisa, e as duas podem sair na mesma transferência ou cada uma na sua, como o contabilista preferir.
E os quilómetros em carro próprio?+
São um abono diferente, com mapa próprio. Estamos a construí-lo como um módulo à parte.
Posso fazer as contas antes?+
Sim, na calculadora de ajudas de custo, com as mesmas regras que o Selfcare usa nos recibos.
Vê uma deslocação do registo ao pagamento
Numa demonstração de 30 minutos registamos uma deslocação, aprovamo-la, pagamo-la com as despesas e vemos o que o contabilista recebe.