Documentos · Novo
Os documentos da tua equipa num só sítio, com regras claras
Contratos, cartões de cidadão, atestados, recibos e o regulamento interno deixam de viver em pastas partilhadas, emails e Drives soltos. Cada documento fica na pasta certa, só quem deve o vê, e o Selfcare avisa antes de alguma coisa expirar.
Onde está o cartão de cidadão da Ana?
Numa pasta partilhada, num anexo de há dois anos ou na secretária de alguém. Ninguém sabe se ainda está válido, quem o abriu ou se o regulamento interno que mudou em março chegou a toda a gente. E os recibos de vencimento seguem um a um por email, todos os meses.
Documentos obrigatórios
Escolhes o que pedes, cada pessoa vê o que lhe falta
Ligas o módulo e escolhes os documentos que pedes a toda a gente: contrato, cartão de cidadão, NIF, NISS, comprovativo de IBAN, carta de condução, ou outros que acrescentes. Cada colaborador vê cartões com o estado de cada um e carrega o que falta em segundos.
- Cartões na área pessoal: em falta, carregado, por validar, a expirar, expirado
- No computador, arrastas o ficheiro; no telemóvel, tiras a fotografia ali mesmo
- Cartão de cidadão e carta de condução com frente e verso: tiras as duas fotografias no telemóvel e o Selfcare junta-as num só PDF
- Pedidos também no primeiro acesso de cada colaborador novo
- Nunca bloqueia: a pessoa continua a usar o Selfcare, mas o aviso fica até estar tudo em dia
- Se quiseres, o RH valida o que cada pessoa carrega antes de contar como entregue
Validades e alertas
Ninguém fica com o cartão de cidadão caducado sem saber
Cada documento pode ter data de validade. A pessoa recebe um aviso 30 dias antes e outro no dia em que expira, na app e por email. O RH é avisado quando um documento expira e tem sempre à mão a lista do que falta e do que está a expirar.
- Aviso à pessoa aos 30 dias e no dia, por email e na app
- O RH vê, por pessoa e por documento, o que falta, o que expira e o que já expirou
- Exporta a lista para CSV quando precisares de a partilhar
- Um documento novo substitui o antigo: os avisos param sozinhos
Demonstração de 30 minutos com os teus dados importados ao vivo.
Para quem é
RH e dono da empresa
Contratos, identificação, atestados e regulamentos arrumados, com alertas de validade e prova de leitura.
Contabilista
Entrega os recibos de vencimento a cada pessoa sem emails: carrega o mês de uma vez e o Selfcare distribui.
Colaborador
Os seus recibos, contratos e declarações num só sítio, no computador ou no telemóvel.
Equipas
Uma pasta por equipa para partilhar procedimentos, escalas e o que for preciso, só entre quem trabalha junto.
Três espaços
A pessoa, a equipa e a empresa
Cada documento vive num de três sítios, e o sítio decide quem o vê.
Pessoa
Um espaço por colaborador. Cada documento é privado (a própria pessoa, o RH e o contabilista) ou público para a empresa. Colegas e líderes não vêem os privados.
Equipa
Um espaço por equipa. Cada documento é só da equipa ou público para a empresa. Por pasta, escolhes quem carrega: o líder e qualquer membro, só o líder, ou só o RH.
Empresa
Regulamento interno, políticas e manuais. Partilhas com toda a empresa ou só com pessoas, equipas, papéis ou todos os líderes de equipa.
Pastas de sistema
Cada coisa no seu sítio, sem ninguém ter de o decidir
Cada colaborador tem as mesmas pastas, criadas pelo Selfcare, que não se apagam nem mudam de nome. Cada tipo de documento sabe para que pasta vai. Podes criar as tuas pastas e os teus tipos de documento ao lado.
- Recibos de vencimento numa só pasta, do mais recente para o mais antigo
- Comprovativos de despesas e recibos de ajudas de custo entram sozinhos na pasta da pessoa
- Disciplinar: só o dono e o RH, nem a própria pessoa nem o contabilista
- Atestados e baixas são sempre privados e nunca aparecem com o nome em emails ou notificações
- Contrato e adendas/
- Identificação/
- Recibos de vencimento/
- 2026 - Setembro (versão 2)
- Despesas/
- Ajudas de custo/
- Atestados e baixas/
- Medicina no trabalho/
- Formação/
- Avaliações/
- Disciplinar/
- Seguros/
- Declarações/
Vê o Selfcare com os teus dados
Li e tomei conhecimento
Sabes quem leu o regulamento, e que versão
Pedes a confirmação de leitura de um contrato, de uma política ou do regulamento interno. Cada pessoa confirma com um clique e fica registado quem, que versão e quando. Tens sempre a lista de quem falta.
- Para documentos da pessoa, da equipa ou da empresa
- Uma versão nova pede a confirmação outra vez
- Lista de quem já leu e de quem falta, documento a documento
Versões
Carregar por cima não apaga o que lá estava
Um documento novo por cima de outro passa a ser a versão atual. As anteriores continuam consultáveis e descarregáveis, com a data e quem as carregou.
- Histórico de versões em todos os documentos
- O cartão de cidadão renovado entra como versão nova do mesmo documento
- Recibos corrigidos no fecho do mês ficam como versão nova, sem perder o anterior
Recibos em lote
O mês inteiro de recibos, entregue de uma vez
O contabilista ou o RH carrega os recibos de vencimento do mês, um PDF por pessoa ou um ZIP com todos. O Selfcare lê cada recibo e sugere a pessoa pelo NIF, pelo NISS ou pelo nome. Revês a lista, corriges o que estiver a amarelo e confirmas. Cada pessoa recebe um aviso, sem anexos nem valores no email.
- PDFs soltos ou um ZIP, mesmo em empresas com mais de 100 pessoas, com a barra de progresso à vista
- Associação por NIF, NISS ou nome, com o critério e a confiança de cada sugestão
- Os casos sem correspondência ou ambíguos ficam a amarelo, para escolheres a pessoa
- Uma associação feita à mão fica memorizada para os meses seguintes
- Se a pessoa já tem recibo desse mês, o novo entra como versão nova
- Nada é gravado antes de confirmares
Na demonstração fazemos a importação ao vivo, com os teus dados.
Privacidade e RGPD
Dados sensíveis tratados como tal desde o primeiro dia
Recibos e atestados são dados sensíveis. Por isso o Selfcare regista cada acesso, deixa exportar tudo o que é de uma pessoa e apagar quando o prazo que a tua empresa definiu termina. Os prazos de conservação dependem de cada tipo de documento: confirma-os com quem te aconselha.
Registo de acessos
Quem abriu, descarregou, carregou, substituiu, partilhou ou apagou cada documento, e quando. O registo não se altera nem se apaga.
Exportar e apagar
Todos os documentos de uma pessoa num ZIP, com todas as versões. Apagar de vez, com confirmação e registo, depois do prazo que definires.
Quando alguém sai
A pasta fica só de leitura para o RH. A pessoa deixa de ter acesso aos seus documentos depois do fecho do mês do último recibo.
Guardado só no Selfcare
Os ficheiros ficam no armazenamento do Selfcare, sem sincronização com Drives externos. Cada ficheiro abre-se só depois de o Selfcare confirmar quem és.
Contabilistas com várias empresas
Cada empresa cliente é um mundo à parte: o que vê numa empresa nunca aparece noutra.
Dados de saúde protegidos
Atestados e baixas nunca aparecem com o nome em emails, notificações ou exportações para quem não os pode ver.
Armazenamento ilimitado, em todos os planos
Guarda os documentos que precisares, até 100 MB por ficheiro: PDF, imagens e documentos de Word, Excel e PowerPoint. Sem contar gigas, sem planos de armazenamento.
Perguntas frequentes
Como ativo os Documentos?+
Em Definições, Módulos, ligas os Documentos. O dono, o RH e o contabilista podem fazê-lo. Desligar esconde o módulo e não apaga nada.
Os documentos obrigatórios bloqueiam o colaborador?+
Não. A pessoa continua a usar o Selfcare. Fica só um aviso no topo até os documentos estarem todos carregados e válidos.
Quem vê o documento de um colaborador?+
Um documento privado vê-o a própria pessoa, o dono, o RH e o contabilista. Colegas e líderes não. Um documento público vê-o toda a empresa. Os documentos disciplinares vêem-nos só o dono e o RH.
A data de validade é lida automaticamente?+
Não. Quem carrega escreve a data que está no documento, e é a partir dela que saem os avisos.
Os recibos de vencimento do Selfcare aparecem aqui?+
Sim. Com o processamento salarial do Selfcare, cada recibo entra na pasta da pessoa quando o mês fecha. Se também importares recibos de outro sistema para o mesmo mês, ficam como versões do mesmo documento.
Posso importar recibos de outro software de salários?+
Sim. Carregas os PDFs ou um ZIP do mês, revês a pessoa sugerida para cada recibo e confirmas. Os PDFs digitalizados sem texto ficam para escolheres a pessoa à mão.
Ligam ao Google Drive, OneDrive ou Dropbox?+
Não, de propósito. Os documentos ficam só no Selfcare, para as regras das pastas valerem sempre e nada se perder numa sincronização.
Há limite de espaço?+
Não há limite de espaço em nenhum plano. Cada ficheiro pode ter até 100 MB.
Dá para assinar documentos digitalmente?+
Ainda não. Hoje tens o "li e tomei conhecimento", com o registo de quem leu, que versão e quando.
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