Como tratamos os dados pessoais

O Selfcare é um software de recursos humanos e processamento salarial fornecido pela Selfcare, Lda., pessoa coletiva n.º 510803890, com sede na Av. Duque D'Ávila n.º 46, 3.º A, 1050-083 Lisboa ("Selfcare", "nós").

Para qualquer questão sobre privacidade ou para exercer um direito, o contacto é ola@selfcare.work.

A Selfcare trata dados pessoais em dois papéis diferentes, consoante a origem dos dados.

Dados dos colaboradores dos nossos clientes

Quando uma empresa usa o Selfcare para gerir a sua equipa, é essa empresa (o cliente) a responsável pelo tratamento dos dados dos seus colaboradores: decide que dados regista, para que fins e quem lhes acede. A Selfcare atua como subcontratante, nos termos do artigo 28.º do RGPD, tratando esses dados só por conta e segundo as instruções do cliente, ao abrigo de um acordo de tratamento de dados (DPA) que faz parte do contrato. Um colaborador que queira exercer os seus direitos sobre estes dados deve dirigir-se, em primeiro lugar, à entidade empregadora; se nos contactar diretamente, encaminhamos o pedido e ajudamos o cliente a responder.

Dados dos nossos clientes, utilizadores e visitantes

A Selfcare é responsável pelo tratamento dos dados que trata para gerir a sua própria relação com clientes e visitantes: dados das contas de utilizador, faturação das subscrições, pedidos de demonstração, pedidos de suporte e estatísticas de utilização do site e da aplicação.

• Dados de conta: nome, email, palavra-passe (guardada só como hash bcrypt), papel em cada empresa, preferências (língua, tema), dispositivos de confiança e registos de início de sessão. Se entrar com Google, recebemos o nome, o email e a fotografia de perfil dessa conta.
• Dados de RH e salariais introduzidos pelo cliente: identificação (nome, data de nascimento, NIF, NISS, documento de identificação), contactos e morada, IBAN, dados de contrato e de compensação (salário, subsídios, horário), situação fiscal e familiar para efeitos de IRS, equipas e áreas, ausências e férias (incluindo tipos de ausência relacionados com saúde, como doença), despesas e ajudas de custo com os respetivos comprovativos, recibos de vencimento e documentos do colaborador.
• Dados de utilização e técnicos: registo de auditoria das ações que alteram dados (quem, o quê e quando), registo de acessos a documentos, endereço IP e agente do browser em registos técnicos, erros da aplicação e estatísticas de navegação.
• Dados de faturação: nome ou denominação, NIF e morada de faturação, email de faturação, histórico de subscrições e pagamentos. Os dados do cartão são tratados diretamente pela Stripe: o Selfcare nunca recebe o número completo do cartão.
• Pedidos de demonstração: nome, email, empresa, número de colaboradores, telefone (opcional, só neste formulário) e o que nos escrever.
• Pedidos de suporte: recebidos só por email, em suporte@selfcare.work: o endereço de quem escreve e o conteúdo da mensagem.
• Dados de integrações: quando a empresa ou o colaborador ligam serviços externos (por exemplo o Slack), os identificadores e tokens necessários para essa ligação, descritos na secção 9.

Os dados de saúde (como o tipo de uma ausência por doença) são categorias especiais nos termos do artigo 9.º do RGPD. No Selfcare, os tipos de ausência e de documento relacionados com saúde ficam ocultos para quem não precisa de os conhecer, e nunca são nomeados em emails, notificações ou mensagens enviadas para o Slack.

Os fundamentos legais são os do artigo 6.º, n.º 1, do RGPD:

• Prestar o serviço contratado (contas, autenticação, funcionalidades de RH e processamento salarial, emails e notificações do produto, suporte): execução do contrato, alínea b).
• Faturar as subscrições e cumprir obrigações fiscais e contabilísticas: cumprimento de obrigação legal, alínea c), e execução do contrato, alínea b).
• Segurança, prevenção de abuso e fraude, registo de auditoria e monitorização de erros: interesse legítimo em manter o serviço seguro e disponível, alínea f).
• Estatísticas de utilização para melhorar o produto: interesse legítimo, alínea f), sem criação de perfis de visitantes anónimos e sem publicidade.
• Responder a pedidos de demonstração e contactos comerciais: diligências pré-contratuais a pedido do interessado, alínea b), e interesse legítimo, alínea f).

Para os dados dos colaboradores, a finalidade e o fundamento são definidos pelo cliente enquanto entidade empregadora, tipicamente a execução do contrato de trabalho e o cumprimento de obrigações legais laborais, fiscais e de segurança social (artigo 6.º, n.º 1, alíneas b) e c), e artigo 9.º, n.º 2, alínea b), do RGPD).

Não vendemos dados pessoais nem os usamos para publicidade.

Para prestar o serviço recorremos aos seguintes fornecedores, que tratam dados por nossa conta, ao abrigo de acordos de tratamento de dados:

O cliente pode ainda ligar o Selfcare a outros serviços por sua iniciativa (através da API pública, do servidor MCP ou de webhooks, por exemplo). Nesses casos, os dados seguem para o destino que o cliente escolheu e configurou.

Os dados do serviço ficam alojados na União Europeia. Alguns fornecedores pertencem a grupos com sede fora do Espaço Económico Europeu, sobretudo nos Estados Unidos, e podem aceder a dados a partir daí (por exemplo, para suporte técnico). Quando isso acontece, a transferência é protegida pelas cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia e, quando aplicável, pela certificação do fornecedor no Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA.

• Dados do cliente e dos seus colaboradores: enquanto durar o contrato. O cliente decide o que apaga durante esse período. Depois de terminado o contrato, os dados ficam disponíveis para exportação durante 30 dias e são depois apagados, salvo o que a lei nos obrigue a conservar.
• Registos salariais e fiscais: a obrigação legal de os conservar (por exemplo, 10 anos para documentos contabilísticos e fiscais) é da entidade empregadora. Recomendamos que o cliente exporte os recibos, mapas e declarações antes do fim do contrato.
• Faturação das subscrições: 10 anos, como exige a legislação fiscal e contabilística portuguesa.
• Registo de auditoria: enquanto a conta da empresa existir, porque serve para demonstrar quem fez o quê.
• Cópias de segurança da base de dados: substituídas ciclicamente, num prazo máximo de 30 dias.
• Pedidos de demonstração sem contrato: até 2 anos após o último contacto.
• Registos técnicos e de erros: pelos prazos curtos definidos em cada fornecedor.

• Todo o tráfego passa por HTTPS, e a ligação à base de dados exige TLS.
• Os tokens de integrações (como os do Slack) e outros campos sensíveis são cifrados na base de dados com AES-256-GCM. As palavras-passe nunca são guardadas: guardamos só um hash bcrypt.
• A verificação em dois passos por email é obrigatória para todos os utilizadores, em cada início de sessão.
• Cada papel (dono, RH, gestor, colaborador, contabilista) vê apenas o que esse papel permite. NIF, NISS, IBAN e salários ficam com quem gere a empresa e com o próprio colaborador.
• Recibos, documentos e comprovativos ficam num armazenamento privado e só se abrem por rotas que confirmam a sessão e a permissão de quem os pede.
• As ações que alteram dados ficam num registo de auditoria que não se edita. Quando a equipa da Selfcare precisa de entrar numa conta para dar suporte, o acesso exige um motivo, dura no máximo quatro horas, fica visível na conta e fica registado na auditoria.
• A monitorização de erros não envia o endereço IP e mascara o texto e os campos de formulário nas gravações de sessão.

A integração com o Slack é opcional. Só existe quando uma empresa a instala e, para as funções pessoais, quando cada colaborador liga o seu próprio Slack.

Quando a empresa instala a app

Um dono ou responsável de RH instala a app Selfcare no workspace Slack da empresa. A app pede estas permissões de bot:

• chat:write: enviar notificações do Selfcare por mensagem direta (pedidos para aprovar, decisões, lembretes).
• users:read e users:read.email: fazer corresponder cada utilizador do Slack ao colaborador do Selfcare com o mesmo email.
• im:write, im:read e im:history: abrir conversas diretas com o bot e ler as mensagens que lhe são enviadas diretamente.
• app_mentions:read: ler as mensagens em que o bot é mencionado.
• commands: responder ao comando /selfcare.

Quando o colaborador liga o seu Slack

• users.profile:read e users.profile:write: ler e definir o estado do Slack durante uma ausência aprovada (por exemplo, "De férias" ou "Ausente"). O estado nunca indica o tipo de ausência, só se são férias ou outra ausência.
• dnd:write: pausar as notificações do Slack durante a ausência.

O que a app não faz

O Selfcare não lê mensagens de canais. Lê apenas as mensagens diretas enviadas ao bot e as mensagens que mencionam o bot, e só quando essas funções estiverem ativas.

Como guardamos e como se remove

• Guardamos o identificador do workspace, os identificadores dos utilizadores Slack associados a cada colaborador e os tokens de acesso. Os tokens são cifrados com AES-256-GCM.
• Cada colaborador pode desligar o seu Slack em Definições → Integrações → Slack. O token é revogado junto do Slack e apagado.
• A empresa pode remover a app do workspace no Slack (administração do Slack → Apps). Quando a app é desinstalada ou os tokens são revogados, o Slack invalida-os de imediato e o Selfcare deixa de conseguir aceder ao workspace. Os tokens guardados, já sem uso, são apagados a pedido para ola@selfcare.work.
• Os identificadores do Slack são conservados enquanto a integração estiver ativa e apagados quando o colaborador desliga a sua conta ou a pedido da empresa. O registo de auditoria guarda que a ligação existiu, nunca os tokens.

Nos termos dos artigos 15.º a 22.º do RGPD, tem direito de acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, portabilidade e oposição, bem como de retirar um consentimento que tenha dado, sem prejuízo do tratamento já feito.

Para dados que tratamos como responsáveis, escreva para ola@selfcare.work. Respondemos no prazo de um mês, que pode ser prorrogado nos casos previstos no artigo 12.º do RGPD. Para dados de colaboradores, o pedido deve ser dirigido à entidade empregadora; se chegar até nós, encaminhamo-lo.

Tem ainda o direito de apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), em www.cnpd.pt.

A aplicação usa cookies essenciais ao seu funcionamento, que não precisam de consentimento:

• Sessão e segurança (authjs.*): mantêm a sessão iniciada e protegem os formulários.
• Dispositivo de confiança (selfcare_td): dispensa o código por email durante 30 dias no dispositivo que escolher.
• Empresa ativa (selfcare_tenant): lembra a empresa em que está a trabalhar, para quem tem várias.
• Preferências (selfcare_theme, selfcare_locale e cookies de vista, como o estado da barra lateral): lembram o tema, a língua e a forma como prefere ver as listas.

Em produção, o site e a aplicação usam também o PostHog, alojado na UE, para estatísticas de utilização. O PostHog guarda um identificador no browser e não cria perfis de visitantes anónimos. Não usamos cookies nem pixels de publicidade.

Podemos atualizar esta política quando o serviço ou a lei mudarem. A data da última atualização está no topo da página. Alterações relevantes são comunicadas aos clientes com antecedência, por email ou dentro da aplicação.

Veja também os Termos e Condições e a página de Segurança e RGPD.