Pessoas · Comunicação interna
O que a empresa tem para contar, a quem tem de saber
Anúncios, resultados, parabéns e eventos num só sítio, para a empresa inteira, para áreas ou para equipas. Cada pessoa vê o que é para ela, confirma que leu quando é preciso, e tu sabes quem já viu sem perguntar a ninguém.
O email para todos perde-se. O grupo de WhatsApp não é para isto
O comunicado vai para uma lista que já não está certa, quem entrou ontem não o recebe e ninguém sabe quem o leu. O save the date do encontro anual fica perdido entre faturas, e as respostas chegam por cinco canais diferentes.
Como funciona
- 1
O RH escreve
Anúncio, notícia, reconhecimento ou evento, com capa e anexos.
- 2
Escolhe a audiência
A empresa inteira, uma ou mais áreas, ou uma ou mais equipas.
- 3
Publica ou agenda
Sai na app e por email, já ou na data e hora que escolheres.
- 4
Vê quem leu
Quem viu, quem confirmou e quem vem, com lembretes para quem falta.
Vê a Comunicação a funcionar
Audiência
Para toda a empresa, para áreas ou para equipas
Escolhes a quem se destina e o Selfcare trata do resto. A audiência é a de hoje: quem entra numa equipa passa a ver as publicações dela, quem sai deixa de as ver.
- Toda a empresa, uma ou mais áreas do organograma, ou uma ou mais equipas
- Uma área inclui as que estão debaixo dela: Operações chega também ao Armazém
- Só colaboradores ativos (também de licença) com acesso ao portal
- Fixar no topo o que tem de ficar à vista
- Agendar para segunda às 09:00, ou guardar como rascunho para rever
- Capa, anexos e texto com títulos, listas e ligações
Publicações
Quatro tipos, um só feed
Cada pessoa vê o feed com o que é para ela: fixadas primeiro, depois as mais recentes, com o que ainda não leu marcado. O menu mostra quantas faltam.
Anúncios
Um regulamento novo, uma mudança de horário, o escritório fechado na sexta. Para toda a empresa ou só para quem interessa.
Notícias e resultados
O fecho do trimestre, um cliente novo, a abertura de uma loja. O que antes ficava num email que ninguém encontrava.
Reconhecimentos e parabéns
A equipa que fechou o projeto, os 10 anos de casa de alguém. Fica no feed de todos, com a fotografia de capa.
Eventos
O town hall de sexta às 15:00 com o link do Meet, ou os três dias do encontro anual. Com data, local, programa e respostas.
Confirmação de leitura
Sabes quem leu, quem confirmou e quem falta
Num regulamento novo ou numa regra de segurança, liga Requer confirmação de leitura: cada pessoa clica em Tomei conhecimento e fica registado quando. Nas estatísticas vês tudo e lembras só quem falta.
- Destinatários, quem viu no portal e quem tomou conhecimento, com percentagens
- Listas de quem viu e não viu, de quem confirmou e não confirmou
- Enviar lembrete só a quem falta, no máximo um a cada 12 horas
- Com confirmação de leitura, a publicação vai sempre também por email
- Editar uma publicação não volta a enviá-la, a menos que peças
Demonstração de 30 minutos com os teus dados.
Eventos
Save the date, programa e quem vem
Do town hall de sexta às 15:00 com o link do Meet ao encontro anual de três dias. Marcas a data com tempo, juntas o programa quando estiver fechado e sabes quantos vêm antes de reservar o jantar.
- Data e hora, dia inteiro ou vários dias seguidos
- Local, morada e ligação online
- Programa do evento, com a mesma formatação do texto
- Respostas Vou, Não vou e Talvez, com nota opcional, que se mudam até ao evento
- Contagens e lista das respostas, exportação em CSV e lembrete a quem não respondeu
- Confirmação de leitura também nos eventos
Calendário
Os eventos do ano à vista, e no calendário de cada um
O menu Calendário mostra os 12 meses com os eventos da empresa para quem os vê. O RH cria eventos ali mesmo, num clique no dia, e escolhe se notifica a audiência ou se o evento fica só no calendário. E cada pessoa pode subscrever um calendário privado no Google Calendar, no Outlook ou no Apple Calendar, que se atualiza sozinho.
- Menu Calendário para toda a equipa, com os eventos de cada mês
- Novo evento direto no calendário: clicas no dia e a data já vem preenchida
- Notificar ligado: sai nas notícias, com aviso e email. Desligado: fica só no calendário
- Os eventos aparecem também no calendário de Ausências
- Adicionar ao calendário em cada evento, também no email
- Subscrição ICS privada por pessoa, só com os eventos que são para ela
- Um endereço novo revoga o anterior; revogar desliga logo
- Mudar a data ou o local atualiza o evento nos calendários
Vê o Selfcare com os teus dados
Cada publicação, só para quem é
É o servidor que decide quem vê cada publicação, cada anexo e cada evento, não o ecrã. Os anexos ficam num armazenamento privado, o texto é limpo antes de gravar e antes de mostrar, e o calendário subscrito não leva nomes nem emails de ninguém. Só o dono e o RH publicam e veem as estatísticas.
Perguntas frequentes
Quem pode publicar?+
O dono e o RH. Criam, editam, agendam, fixam, arquivam e veem as estatísticas.
Posso enviar só a uma pessoa?+
Não. A Comunicação é para grupos: a empresa, áreas ou equipas. Para uma pessoa só, usa os Documentos, com pedido de leitura.
As pessoas recebem email?+
Sim, por omissão, além do aviso na app e no telemóvel. Podes desligar o email em Definições → Notificações. Com confirmação de leitura, o email vai sempre.
Vejo quem abriu o email?+
Vês quem abriu a publicação no portal e quem tomou conhecimento. As aberturas de email não são contadas.
Quem entra depois de publicar vê as publicações antigas?+
Sim, as que são para a sua audiência. Quem sai da equipa ou da empresa deixa de as ver.
Posso pôr um evento no calendário sem avisar ninguém?+
Sim. Ao criar o evento, desliga Notificar: fica no menu Calendário e nos calendários subscritos, sem aparecer nas notícias e sem aviso, push nem email. Com Notificar ligado, que é o normal, sai também nas notícias.
Funciona com o Google Calendar e o Outlook?+
Sim. Cada pessoa gera o seu endereço em Definições → Calendário e subscreve-o uma vez. Cada evento tem também o botão Adicionar ao calendário.
Vê a Comunicação a funcionar
Numa demonstração de 30 minutos publicamos um save the date para a empresa e mostramos o que cada pessoa recebe e o que o RH vê.