Do valor por km ao pagamento: o que cada pessoa da gestão faz com os mapas de km dos colaboradores.
Ligar o módulo
Em Definições, Módulos, liga o cartão Mapas de Km's. Usa a mesma licença das Ajudas de custo e funciona com ou sem o processamento salarial do Selfcare. Só o dono e o RH ligam e desligam módulos.
Desligado, o módulo desaparece para toda a empresa, mas nada se apaga: ao voltar a ligar, os mapas estão lá.
Valor por km e forma de pagamento
Em Definições, Mapas de Km's:
- Valor por km: um só valor para a empresa, entre 0 € e 2 €. Por omissão, o limite isento do ano (0,40 € em 2026). Acima dele, a página mostra quanto passa a ser tributável e pede confirmação ao gravar.
- Como se pagam: à parte, no lote de Pagamentos, ou no processamento salarial do Selfcare, se estiver ligado.
- Pagar sem esperar pelo recibo do contabilista: com um valor acima do limite, o lote pode pagar o valor inteiro em vez de esperar pelo líquido.
- Hora de saída e de regresso obrigatórias: ligado por omissão, porque o mapa legal pede o tempo de permanência.
- Cálculo automático dos km: desligado por omissão. Com o Google Maps, o botão Calcular km de cada trajeto preenche os km por estrada; o colaborador pode mudá-los e a marca «editado» fica visível nas Aprovações. Ao Google vão só a origem e o destino de cada trajeto. Se a opção aparecer como indisponível, o Selfcare ainda não tem a ligação ao serviço configurada e os km escrevem-se à mão.
Mudar o valor por km não mexe nos mapas já submetidos: cada um guarda o valor e o limite com que foi calculado. Para fazer contas, usa o simulador quanto recebo por km.
Aprovar e rejeitar
Os mapas submetidos chegam às Aprovações, no separador Mapas de Km's, a quem lidera uma das equipas do colaborador. O dono e o RH também podem decidir.
- Cada mapa mostra os trajetos, os km, o valor e, se houver, a parte tributável.
- Decide-se o mapa inteiro: aprovar ou rejeitar, um a um ou vários de uma vez.
- Rejeitar pede um motivo, que o colaborador vê para corrigir e voltar a submeter.
- Com o aprovador ausente, o substituto também pode decidir.
- Em vez dos líderes, a empresa pode escolher quem aprova os mapas, com a regra basta um ou têm de aprovar todos: ver Quem aprova.
- Ninguém decide os seus próprios mapas, nem o dono da empresa: o mapa de quem aprova vai para o líder dele, ou para outro dono ou RH.
- Se o dono não tiver mais ninguém que possa decidir o seu mapa (nenhum outro dono, RH, líder ou pessoa escolhida), o mapa fica aprovado pelo sistema ao submeter, como as ausências. O contabilista não decide mapas, por isso não conta.
Ver e gerir todos os mapas
Em Administração, Despesas, separador Mapas de Km's (dono, RH e contabilista):
- Filtros por mês, por intervalo de datas e por colaborador.
- Novo trajeto em nome de um colaborador, no mapa do mês e com as viaturas dessa pessoa.
- Submeter, reabrir, cancelar ou apagar mapas que ainda não foram pagos.
- As viaturas de todos os colaboradores, para registar uma em nome de alguém ou marcar a viatura predefinida de cada pessoa (a que um trajeto novo traz escolhida).
Na ficha do colaborador, o separador Mapas de Km's permite selecionar vários mapas e marcá-los como pagos, reverter o pagamento, cancelá-los ou exportá-los de uma vez, com o total em euros antes de confirmar.
Pagar no lote de Pagamentos
Em Administração, Pagamentos, os mapas aprovados entram no mesmo lote que as despesas e as ajudas de custo:
- Iniciar pagamento junta tudo o que está aprovado agora, de qualquer mês.
- Descarrega o ficheiro SEPA (para o homebanking) ou o CSV, com uma transferência por pessoa ou uma por mapa, conforme a preferência da empresa.
- Depois de transferir no banco, Marcar como pago. Cada colaborador é avisado. Se te enganares, podes reverter.
Com valor acima do limite isento
A parte acima de 0,40 € por km é rendimento: o contabilista processa-a no recibo de vencimento, com IRS e Segurança Social. Esses mapas esperam pelo líquido do recibo dele, que se indica em Administração, Despesas, Mapas de Km's, a não ser que a empresa tenha escolhido pagar sem esperar.
Pagar no recibo de vencimento
Com o processamento salarial do Selfcare ligado e a opção No processamento salarial do Selfcare, os mapas aprovados entram no recibo do mês: a parte isenta vai à DMR-AT no código A22 e o excesso entra como rendimento, com IRS e Segurança Social, e na DMR da Segurança Social.
Fechar o mês dá os mapas como pagos e tranca-os. Se o processamento for desligado, os que faltam pagar passam para o lote de Pagamentos, sem se perder nada.
PDFs e ficheiro do contabilista
- Mapa (PDF), por pessoa e mês: empresa, colaborador, cada trajeto com local, motivo, data, matrícula, proprietário e km, os totais isento e tributável, quem aprovou e as assinaturas.
- Comprovativo de pagamento (PDF), por pessoa e mês, e o Relatório (PDF) de cada lote de Pagamentos: os totais por colaborador e, a seguir, o detalhe de cada um, com a data, o motivo, o percurso, os km e o valor de cada deslocação e despesa. Sem salários e com o IBAN só pelos últimos quatro dígitos.
- Exportar CSV para o contabilista, com o NIF, o mês, cada trajeto, a matrícula, o proprietário, os km, o valor por km e a parte isenta e tributável.
Guarda os mapas pelo menos o tempo que a lei fiscal exige. Um mapa pago nunca se apaga no Selfcare.
Quem pode fazer o quê
- Líder e substituto: veem e decidem os mapas da equipa. Não pagam.
- RH e dono: tudo, menos os seus próprios mapas.
- Contabilista: vê todos, exporta, descarrega os PDFs, paga, reverte e cancela. Não decide.
Tudo o que se faz fica no registo de auditoria. Para integrar com outro software, os Mapas de Km's têm API, MCP e webhooks: ver API e MCP. Dúvidas: suporte@selfcare.work.