Acesso · Novo
Vários emails de login, a mesma ficha
Uma pessoa pode ter vários emails da empresa: o de sempre, o do grupo, o do domínio novo. Com qualquer um deles entra na mesma conta e na mesma ficha, sem contas duplicadas nem histórico partido.
1Entrar
Entra com qualquer email da empresa.
Pela Google ou com palavra-passe. O email tem de estar verificado: a Google confirma-o, ou o código de acesso chega a esse endereço.
Um email novo não pode ser uma pessoa nova
A empresa muda de domínio, entra num grupo ou junta-se a outra, e de repente cada pessoa tem dois ou três emails. Se alguém entra com o email novo e o sistema não o reconhece, nasce uma conta vazia: sem férias, sem recibos, sem documentos. E o RH passa a tarde a desfazer duplicados.
Uma pessoa, vários emails
Todos os emails levam à mesma ficha
Na ficha de cada colaborador há um cartão Emails de acesso, com o email principal e os alternativos. Entrar com qualquer um deles, pela Google ou com palavra-passe, abre sempre a mesma conta.
- Qualquer nome antes da arroba: rui.alves@, ralves@ ou r.alves@, todos da mesma pessoa
- Os domínios da empresa são os de Definições, Acesso: emails noutros domínios só com confirmação explícita
- As férias, os recibos, os documentos e as aprovações continuam onde estavam
- A pessoa vê os seus emails em Os meus dados e pode remover os que não reconhece
Demonstração de 30 minutos com os teus dados importados ao vivo.
Na ficha do colaborador
O RH junta os emails num minuto
O dono ou o RH acrescentam um email na ficha e a pessoa recebe no email principal um link para confirmar que é dela. Até lá, o email fica pendente e não serve para entrar por caminho nenhum.
- Confirmação pelo link de uso único no email principal, ou na própria sessão com um código novo
- Cada email com o seu estado: pendente, abre a conta, ou fora dos domínios aceites
- Remover um email termina as sessões abertas com ele, no momento
- Só um dono mexe nos emails de acesso de outro dono
- Tudo fica no registo de auditoria, sem emails em texto: só quem, quando e em que ficha
Ligação automática, ligada por omissão
Emails com o mesmo nome, ligados sozinhos
Quem entra com ana.silva@grupoatlantida.com fica ligada à ficha de ana.silva@atlantida.pt, em vez de ganhar uma conta nova. Só acontece quando é seguro:
Email verificado
A Google tem de confirmar que o email é de quem está a entrar. Um email por verificar nunca liga nada.
Uma só pessoa
O nome antes da arroba tem de ser exatamente o de um email que essa pessoa já provou, noutro domínio aceite. Duas Anas, nada feito.
Dentro da empresa
Nunca entre empresas, nunca em correio gratuito como gmail.com, nunca a donos, a administradores da plataforma nem a contas com acesso a outras empresas.
A pessoa e o RH recebem um aviso a cada ligação, e qualquer um deles a desfaz com um clique.
Feito para não abrir portas a quem não deve
A pessoa confirma
Um email acrescentado pelo RH fica pendente até a própria pessoa confirmar, no email principal, que é dela. Depois, só entra com prova: a Google confirma o email ou o código de acesso lá chega.
Cada empresa no seu lugar
Um email registado numa empresa nunca dá entrada noutra. Quem trabalha em várias só usa um email alternativo quando todas o registaram.
Sem truques de escrita
Letras parecidas de outros alfabetos são recusadas, e pontos ou etiquetas com + não fazem de um email outro. Cada email pertence a uma só pessoa.
Vê o Selfcare com os teus dados
Perguntas frequentes
Quantos emails pode ter cada pessoa?+
Os que forem precisos. Cada email pertence a uma só pessoa, e o principal fica sempre.
A empresa mudou de domínio. O que tenho de fazer?+
Acrescenta o domínio novo em Definições, Acesso. Depois, ou juntas os emails novos na ficha de cada pessoa, ou ativas a ligação automática e cada pessoa fica ligada da primeira vez que entrar com o email novo.
Posso acrescentar um email de outro domínio, por exemplo .pt e .com?+
Sim. Se o domínio não estiver nos domínios aceites da empresa, pedimos uma confirmação explícita, e fica registado que foi acrescentado fora deles.
E se alguém acrescentar um email que não é meu?+
Não confirmes: um email que não confirmaste nunca serve para entrar. O link de confirmação chega ao teu email principal, e em Os meus dados removes o que não reconheces.
A ligação automática está ligada por omissão?+
Sim, com as regras acima. Os domínios aceites são definidos pelo dono ou pelo RH em Definições, Acesso, onde também se pode desligar a opção a qualquer momento.
Tem custo?+
Não. O preço é por colaborador ativo, como sempre: uma pessoa com três emails conta como uma pessoa.
Uma pessoa, uma ficha, todos os emails
Numa demonstração de 30 minutos mostramos como juntar os emails de cada pessoa, a ligação automática e o que a pessoa vê do lado dela.